Privacyverklaring.

01 · CONTACT

Privacyverzoeken

Wil je inzage, correctie, verwijdering, beperking of een ander privacyverzoek doen? Maak een Vertrouwens-ticket aan in de Pulse Roleplay Discord.

Wij kunnen vragen je verzoek via het gekoppelde Discord-account te bevestigen om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt.

02 · WELKE GEGEVENS?

Gegevens die wij verwerken

• Discord User ID.
• Discord-gebruikersnaam en global display name.
• Discord-profielfoto.
• Relevante Discord-rollen voor toegangscontrole.
• Je 18+-zelfverklaring en welke versies van regels, voorwaarden en privacyverklaring je hebt bevestigd.
• De aan jouw intake toegewezen vragen.
• Schriftelijke intakeantwoorden.
• Je voice-opname tijdens de intake.
• Beoordelingen, interne beoordelingsnotities, feedback en definitieve uitkomst.
• Intakehistorie, statuswijzigingen, auditgegevens en noodzakelijke technische loggegevens.
• Een beveiligde sessie-id en tijdelijke OAuth-state voor inloggen.

03 · DOELEINDEN

Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij gebruiken deze gegevens om jouw Discord-account aan jouw aanvraag te koppelen, te beoordelen of toegang tot Pulse Roleplay passend is, de voortgang van je aanvraag te tonen, misbruik te voorkomen, eerdere intakepogingen te herkennen en de veiligheid en kwaliteit van de community te beheren.

De voice-opname wordt alleen gebruikt voor het intakeproces, waaronder het controleren of je microfoon bruikbaar en verstaanbaar is en om de korte IC-reactie te kunnen beoordelen.

04 · GRONDSLAG

Waarom mogen wij deze gegevens verwerken?

Pulse Roleplay verwerkt de noodzakelijke gewone persoonsgegevens voor het beheren van het toegangstraject, toegangsbeheer, communityveiligheid en het voorkomen van misbruik op basis van het gerechtvaardigde belang van Pulse Roleplay en de community.

Daarbij beperken wij de gegevens tot wat wij voor deze doelen redelijkerwijs nodig hebben. Je kunt bezwaar maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang; wij beoordelen zo'n verzoek op basis van de concrete omstandigheden.

Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens voor de intake en gebruiken de voice-opname niet voor biometrische identificatie.

05 · BEWAARTERMIJNEN

Hoe lang bewaren wij gegevens?

06 · WIE KAN ERBIJ?

Toegang tot jouw intake

Jij kunt via de Pulse Hub je eigen aanvraag en spelerfeedback bekijken.

Bevoegde intakers kunnen toegewezen aanvragen beoordelen. Bevoegde staffleden kunnen dossiers bekijken voor het definitieve besluit, bezwaar en dossierbeheer.

Interne beoordelingsnotities zijn bedoeld voor intakers en staff en worden niet automatisch aan de speler getoond.

07 · EXTERNE DIENSTEN

Met welke partijen werken wij?

Discord wordt gebruikt voor accountlogin, relevante rollen, status-DM's, communitycommunicatie en automatische roltoekenning.

Cloudflare wordt gebruikt voor DNS, TLS/HTTPS en het veilig beschikbaar maken van de website via Cloudflare Tunnel.

De website, intakegegevens en database draaien op door Pulse beheerde infrastructuur.

Discord en Cloudflare kunnen gegevens verwerken volgens hun eigen privacyvoorwaarden en internationale doorgiftemechanismen.

08 · WAT MOET JE NIET STUREN?

Deel geen onnodige gevoelige informatie

Voor het Pulse-toegangstraject hebben wij deze gegevens niet nodig. Stuur ze daarom niet in antwoorden, voice-opnames, tickets of andere intakevelden:

• BSN of andere nationale identificatienummers.
• Foto's of scans van paspoort, identiteitskaart of rijbewijs.
• Je volledige woonadres.
• Wachtwoorden, 2FA-codes, herstelcodes of andere accountgeheimen.
• Medische gegevens.
• Politieke overtuigingen.
• Religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen.
• Seksuele geaardheid of informatie over seksleven.
• Strafrechtelijke gegevens.
• Gevoelige persoonsgegevens van andere echte personen.

Wanneer een intakevraag over jouw personage gaat, gebruik dan fictieve karakterinformatie in plaats van onnodige echte persoonsgegevens.

09 · BEVEILIGING

Hoe beschermen wij gegevens?

• De website gebruikt HTTPS.
• Login verloopt via Discord OAuth.
• Sessies worden server-side gecontroleerd en niet als losse profielgegevens uit de browser vertrouwd.
• Review Desk en Control Room controleren Discord-rollen server-side.
• Databaseaccounts krijgen alleen de rechten die voor hun functie nodig zijn.
• Voicebestanden staan niet als openbare bestanden op de website en worden via beveiligde routes aangeboden.
• Een speler kan via de Hub alleen de eigen aanvraag bekijken.

10 · JOUW RECHTEN

Privacyrechten

Afhankelijk van de situatie en de gebruikte grondslag kun je onder andere recht hebben op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, bezwaar en overdraagbaarheid van persoonsgegevens.

Een privacyverzoek kun je indienen via een Vertrouwens-ticket in de Pulse Discord. Wij reageren in beginsel binnen de wettelijke termijn.

Ben je het niet eens met de afhandeling van jouw persoonsgegevens, dan kun je daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11 · WIJZIGINGEN

Updates van deze privacyverklaring

Wanneer de gegevensverwerking, gebruikte diensten of bewaarbeleid wezenlijk verandert, kan deze privacyverklaring worden aangepast. De versie bovenaan de pagina laat zien welke verklaring op dat moment geldt.